Essas empresas eram híbridas antes da pandemia. É assim que eles fazem funcionar

Um modelo de trabalho híbrido oferece aos funcionários mais flexibilidade, mas ter alguns funcionários em casa enquanto outros estão no escritório também pode levar a problemas de comunicação e colaboração e pode fazer com que alguns funcionários se sintam isolados ou tenham menos acesso a oportunidades de carreira.

Veja como fazer isso direito, de acordo com empresas que já fazem isso há anos:

Quando determinando horários e quem pode trabalhar onde e quando, as empresas devem criar diretrizes.

Por exemplo, haverá um determinado número de dias que os trabalhadores precisam para estar no escritório? Quais posições podem ser remotas?

Tenha uma estrutura na qual os trabalhos possam ser feitos remotamente, além de critérios claros sobre quem é elegível para trabalhar em casa.

Os gerentes devem avaliar a posição, não a pessoa nela, ao determinar se pode ser uma função híbrida, disse Vanessa Matsis-McCready, conselheira geral associada e diretora de recursos humanos da firma de folha de pagamento Engage.

“Você tem que se certificar de que está sendo justo com todos os seus funcionários e que não vai acabar com uma reclamação de discriminação ou uma reclamação de impacto díspar porque está permitindo que um indivíduo trabalhe em casa em uma função semelhante a outro”, ela disse.

Quando se trata de definir cronogramas, os especialistas sugeriram tomar decisões em nível de equipe ou departamento.

“Não acho que você possa fazer isso em uma abordagem de tamanho único”, disse o presidente e COO da Paylocity, Michael Haske. A empresa de recursos humanos e folha de pagamento teve uma força de trabalho híbrida por mais de uma década antes da pandemia, com 44% dos funcionários totalmente remotos e quase todos os outros trabalhando uma combinação de dias no escritório e em casa.

“Cada departamento e cada função tem que olhar para suas necessidades e população e o tipo de trabalho que está fazendo e decidir como eles fazem esse híbrido”, disse Haske. “Deixe cada grupo organizar isso com base no que funcionará melhor para eles.”

Pré-pandemia, Haske fez com que os vice-presidentes subordinados a ele, que estão espalhados pelos Estados Unidos, planejassem estar no escritório corporativo cerca de uma vez por mês.

Supercomunicar, mas da maneira certa

A comunicação é vital para manter as equipes atualizadas e trabalhando com os mesmos objetivos.

Defina diretrizes específicas sobre os tempos e requisitos de cumprimento, quais formas de comunicação devem ser usadas em certas circunstâncias e quais ferramentas devem ser usadas para ajudar com colaboração.

Por exemplo, a empresa de entrega de software empresarial CloudBees, que opera uma força de trabalho híbrida desde o seu início em 2010, tem diretrizes sobre quais ferramentas usar para se comunicar.

Por exemplo, as diretrizes sugerem e-mail para coisas como anúncios unidirecionais, mas devem ser evitadas para discussões síncronas. O Slack é melhor para conversas rápidas. Porém, todos os bate-papos que permanecerem sem solução após cinco minutos são aconselhados a se tornar uma chamada.

Para reuniões, se algum colega estiver participando remotamente, todos os participantes farão o logon e as câmeras serão acionadas. As reuniões também são frequentemente gravadas.

“Você precisa se comunicar demais – a repetição é muito importante”, disse Sacha Labourey, cofundador e diretor de estratégia. “Você precisa ser muito explícito sobre tudo. Você precisa se comunicar em vários canais. Não hesite em enviar um e-mail e acompanhar o Slack e lembrar a todos depois.”

Evite vantagens injustas

A falta de contato direto com o chefe pode colocar os trabalhadores remotos em desvantagem em termos de crescimento na carreira.

“Existem algumas dificuldades reais quando algumas pessoas estão distantes e todos os outros estão pessoalmente. Você se esquece disso [remote] pessoa, você não sabe o que eles estão fazendo, você não pensa em falar com eles porque é um esforço extra “, disse Judith Olson, professora de informática da Universidade da Califórnia em Irvine.

Os funcionários que interagem regularmente com o chefe em pessoa podem ter a vantagem de conseguir melhores atribuições, ter mais acesso a informações e construir melhores conexões sociais.

Os gerentes precisam se esforçar para se comunicar regularmente com os funcionários remotos.

“Eles têm que estar conscientes o tempo todo de pessoas remotas”, disse Olson. “O mais difícil será a promoção ou avaliação no final do ano para ser imparcial em relação às pessoas que você não viu muito.”

Preste atenção às novas contratações

Ingressar em uma nova empresa já é bastante exasperante, mas fazê-lo remotamente pode tornar o processo ainda mais difícil.

“É mais difícil conseguir que novas pessoas sejam integradas, produtivas e integradas à sua cultura … sem trazê-las para o escritório”, disse Haske.

Os novos contratados em sua empresa normalmente passam uma semana no escritório para integração e treinamento, mas isso pode variar de acordo com a equipe.

“Há um valor real, especialmente com novas pessoas, colocá-las nos escritórios trabalhando com alguns de seus grupos de colegas mais efetivos para realmente fazer com que passem por aqueles meses de formação em que realmente precisam dessa base.”

Neste verão, a empresa planeja trazer 70 novas equipes de vendas funcionários para o escritório por cerca de uma semana para interação pessoal que não poderia acontecer durante a pandemia.

Os novos contratados na empresa de recrutamento TrueBlue, que tem uma força de trabalho híbrida há vários anos, são acompanhados por um “treinador de sucesso”.

“Ajuda-os a ter alguém além de seu gerente direto para responder a perguntas sobre as quais possam se sentir apreensivos. Isso lhes dá um espaço seguro”, disse a diretora de pessoal Andrea Brogger.

Gerentes de trem

O trabalho remoto requer muita confiança e isso pode ser difícil para alguns gerentes – especialmente aqueles que tendem a microgerenciar.

Brogger sugeriu que os gerentes fossem treinados sobre como definir expectativas e prioridades claras com sua equipe e reconhecer que os funcionários têm estilos de trabalho diferentes.

“Os líderes de pessoas precisam entender a necessidade e a importância de fazer check-ins regulares com seus funcionários”, disse ela.

Crie momentos

A socialização e a construção de relacionamentos podem aumentar a produtividade e o envolvimento, mas é difícil promover quando todos não estão no escritório ao mesmo tempo.

“Muita diversão vem de graça quando você está em um escritório, porque você passa aquelas horas tomando um café na cafeteria, vê alguém e dá uma risada rápida. Muita gente fica deprimida em um ambiente distribuído … você não tem esses momentos sociais “, disse Labourey.

Para ajudar a criar mais interações sociais, Labourey cria um evento virtual de bebedouro. Todas as semanas, ele grava um vídeo sobre um tema relevante, que é postado para os funcionários assistirem às terças-feiras. Às quintas-feiras, ele apresenta discussões do Slack em toda a empresa para discutir o vídeo e tudo o que as pessoas quiserem falar.

“Nós apenas relaxamos em tempo real. Você tem pessoas vindo toda semana para fazer piadas, elas vêm com fotos falsas, montagens de fotos … pessoas com suas próprias atualizações”, disse ele.

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